Compartir archivos

Comparta sus archivos con personas y comunidades o haga que cualquier persona de la organización pueda verlos.

Acerca de esta tarea

Puede otorgar a los usuarios acceso de lector o acceso de editor. También puede hacer que el archivo esté disponible al público.

Acceso de lector: los lectores pueden leer, comentar, descargar y recomendar un archivo. Los lectores también pueden añadir archivos a las carpetas sobre las que tengan acceso de colaborador, ser notificados de cambios en los archivos y compartir los archivos con otras personas.
Acceso de editor: los editores pueden leer, editar, comentar, descargar, recomendar, cargar una nueva versión y establecer propiedades en el archivo. Los editores también pueden añadir archivos a las carpetas sobre las que tengan acceso de colaborador, ser notificados de cambios en los archivos y compartir los archivos con otras personas.

Se puede notificar mediante correo electrónico a las personas y comunidades con los que se comparten archivos, o en el separador Actualizaciones, en función de cómo haya especificado los valores de notificación. Consulte Configuración de preferencias de notificación de correo electrónico.

También puede compartir archivos que se han compartido con usted si el propietario lo permite. Solo los usuarios pueden hacer que un archivo esté disponible a todos los usuarios de la empresa.

Puede pulsar el separador Compartir en una página del archivo para visualizar cómo se comparte el archivo.

Procedimiento

Comparta un archivo de la forma siguiente.

Opción	Descripción
Para compartir un archivo al cargarlo	Haga clic en Cargar archivos. Especifique la vía de acceso del archivo o búsquelo. Especifique un nombre de archivo. Opcional: Escriba etiquetas, separadas por un espacio o coma. Seleccione Personas o comunidades. Seleccione una Persona o una Comunidad. Seleccione como Lector o como Editor para asignar acceso. Realice una de las tareas siguientes: para compartir con personas, haga clic en el campo para visualizar los nombres de las personas con las que ha compartido archivos recientemente. Si se visualizan las personas que está buscando, selecciónelas. Si no se visualizan, especifique un nombre o dirección de correo electrónico y a continuación seleccione la persona. Si el nombre que desea no se visualiza, haga clic en ¿La persona no está en la lista? Utilice la búsqueda completa... para buscarla. Para compartir con una comunidad, empiece especificando el nombre de la comunidad y a continuación seleccione el nombre de la comunidad cuando se visualice. Para compartir con usuarios externos (usuarios fuera de la organización o empresa), seleccione la opción Los archivos se pueden compartir con usuarios externos a mi organización. Debe establecer el acceso externo cuando suba un archivo; no se puede activar posteriormente. Nota: cuando comparte un archivo con una comunidad pública, el archivo pasa a ser público. Opcional: deseleccione Permitir que otros usuarios compartan archivos para evitar que las personas con las que comparte el archivo lo compartan con otras personas. Añada un mensaje opcional para las personas con las que ha compartido el archivo. Haga clic en Cargar.
Para hacer que un archivo pase a ser público al cargarlo	Haga clic en Cargar archivos. Especifique la vía de acceso del archivo o búsquelo. Especifique un nombre de archivo. Opcional: Escriba etiquetas, separadas por un espacio o coma. Seleccione Público. Nota: Los usuarios externos tiene los mismos derechos de acceso a los archivos que han compartido, pero no tienen acceso a archivos públicos ni pueden subir elementos a una carpeta pública. Opcional: deseleccione Permitir que otros compartan este archivo para evitar que las personas con las que comparte el archivo lo compartan con otras personas. Haga clic en Cargar.
Para compartir un archivo que ya se ha cargado	Abra la página del archivo. Haga clic en Compartir. Seleccione una Persona o una Comunidad. Seleccione como Lector o como Editor para asignar acceso. Realice una de las tareas siguientes: Para compartir con personas, haga clic en el campo para visualizar los nombres de las personas con las que ha compartido archivos recientemente. Si se visualizan las personas que está buscando, selecciónelas. Si no se visualizan, especifique un nombre o dirección de correo electrónico y a continuación seleccione la persona. Si el nombre que desea no se visualiza, haga clic en ¿La persona no está en la lista? Utilice la búsqueda completa... para buscarla. Para compartir con una comunidad, empiece especificando el nombre de la comunidad y a continuación seleccione la comunidad cuando se visualice. Nota: cuando comparte un archivo con una comunidad pública, el archivo pasa a ser público. Opcional: añada un mensaje opcional para las personas con las que comparte el archivo. Haga clic en Compartir. También puede pulsar el separador Compartir para acceder a opciones adicionales de compartimiento de archivos.
Para hacer que un archivo pase a ser público después de cargarlo	Abra la página del archivo. Haga clic en Compartir. Seleccione Público. Haga clic en Compartir. Nota: Los usuarios externos tiene los mismos derechos de acceso a los archivos que han compartido, pero no tienen acceso a archivos públicos ni pueden subir elementos a una carpeta pública.
Para copiar un archivo en una comunidad	En lugar de compartir, puede copiar la versión más reciente de un archivo en una comunidad. Sólo un propietario puede copiar un archivo en una comunidad. Abra la página del archivo. Haga clic en Más acciones > Dar copia a la comunidad. Empiece especificando el nombre de la comunidad y a continuación seleccione la comunidad cuando se visualice. Opcionalmente, cambie el nombre de archivo. Opcionalmente, etiquete el archivo. Pulse Copiar.
Para hacer que un archivo que es público deje de serlo	Abra la página del archivo. Pulse el separador Compartir. Haga clic en la x junto a Todo el mundo y haga clic en Aceptar. Esto solo hace que el archivo no sea público. Las personas que han compartido el archivo aún pueden verlo y trabajar con él. Nota: Los usuarios externos tiene los mismos derechos de acceso a los archivos que han compartido, pero no tienen acceso a archivos públicos ni pueden subir elementos a una carpeta pública.
Para hacer que un archivo compartido sea privado	Abra la página del archivo. Pulse el separador Compartir. Haga clic en el enlace Dejar de compartir este archivo. Haga clic en Aceptar. Esto hace que sea usted la única persona que puede ver o trabajar con el archivo.
Para degradar el acceso de una persona sobre un archivo compartido	Abra la página del archivo. Pulse el separador Compartir. Haga clic en la x situada junto a una persona o comunidad. Seleccione un nuevo nivel de acceso y a continuación haga clic en Aceptar.
Para dejar de compartir archivos	Abra la página del archivo. Pulse el separador Compartir. Pulse Dejar de compartir este archivo y, a continuación, pulse Aceptar.
Para ver cómo se ha compartido un archivo	Abra la página del archivo. Pulse el separador Compartimiento para ver la información de compartimiento. Si está disponible, pulse Ver quién ha compartido para obtener más detalles. Si un archivo ha pasado a estar disponible como archivo adjunto para una actualización de estado, el mensaje `Este archivo está asociado a una o varias actualizaciones de estado.` aparece.