Archivos permite que usted y otras personas puedan cargar, organizar, compartir y colaborar fácilmente en archivos.
Archivos proporciona una forma fácil de compartir archivos e ideas con personas y comunidades, y un lugar de almacenamiento central para su trabajo. Los archivos se pueden compartir, etiquetar, etiquetar en carpetas y acceder desde otras aplicaciones como, por ejemplo, Actividades.
- Cómo trabajar con archivos como usuario externo
- Los usuarios externos pueden ser socios, terceros, contratistas o proveedores de fuera de una organización. Si es un usuario externo, puede efectuar las siguientes tareas:
- Ver y descargar archivos que hayan compartido con usted.
- Compartir archivos con personas.
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- Carga de archivos
Pulse Cargar archivos desde la pantalla Archivos y, opcionalmente, añada etiquetas, comentarios y especifique opciones de compartición. Consulte Subir un archivo.
- Abrir y editar un archivo
- Abra un archivo para ver o editar abriendo su página de archivo y pulsando Descargar.
- Descarga de un archivo a un dispositivo
- Descargue un archivo abriendo su página de archivo y pulsando Descargar. Pulse y especifique la carpeta en la que desea guardar el archivo.
- Algunos tipos de archivos se pueden visualizar directamente desde Archivos. Consulte el apartado Visualizar un archivo utilizando el visor.
- Compartir archivos
Mantenga los archivos privados de forma que solo usted puede leerlos y trabajar con ellos. Comparta archivos con personas o comunidades específicas y, opcionalmente, permítales compartir los archivos con otros. Consulte Compartir archivos. Si la colaboración externa está habilitada en su implementación de Connections, también puede compartir archivos con usuarios externos; es decir, personas como por ejemplo socios, terceros, contratistas y proveedores de fuera de su organización.
O bien haga públicos los archivos de forma que todas las personas que puedan acceder a IBM® Connections puedan leerlos.
- Buscar archivos
Busque archivos comprobando las listas de archivos de distintas vistas. Ordene las vistas por columna y, a continuación, filtre las vistas para listar archivos por fecha, cómo se han compartido o por su nivel de acceso. Busque archivos utilizando etiquetas. Marque los archivos con los que trabaja a menudo para encontrarlos fácilmente. Finalmente, organice los archivos en carpetas para agruparlos fácilmente. Consulte Buscar archivos.
También puede utilizar la visualización de galería de miniaturas para ordenar mediante representaciones visuales de archivos utilizando los botones Anterior y Siguiente para navegar por la galería de imágenes.
Para ayudarle a encontrar el archivo que necesita, obtenga una vista previa del contenido del archivo visualizando una miniatura o pulsando Vista previa en la página de resumen de archivo para ver si el archivo se ajusta a sus necesidades.
- Seguir a archivos
Abra un archivo y haga clic en Seguir para recibir notificaciones de actualización. Recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que se edite el archivo o se suba una nueva versión. También recibirá actualizaciones descriptivas en Mi panel de instrumentos Canal de información de noticias. Consulte Seguimiento de los cambios en los archivos y carpetas. Los usuarios externos pueden seguir archivos.
- Niveles de acceso
Cuando comparte los archivos con personas, grupos o comunidades, puede otorgarles acceso de lector o de editor. Cuando comparte las carpetas con personas, grupos o comunidades, puede otorgarles acceso de lector, de colaborador o de propietario. Los usuarios externos tendrían el mismo acceso a los archivos y carpetas.
Cuando comparta un archivo con el público, cualquiera puede ver y descargar dicho archivo. Consulte Utilizar la compartición de archivos para colaborar con terceros. Los usuarios externos no tienen acceso para ver o descargar los archivos públicos.
- Recomendar y comentar
Recomiende (me gusta) los archivos. Consulte Trabajar con archivos de otras personas.
- Comentarios
Comente los archivos. Consulte Trabajar con archivos de otras personas.
Los usuarios externos pueden hacer comentarios en los archivos.
- Organizar archivos con etiquetas
Añada etiquetas descriptivas a los archivos para que le resulte más fácil encontrarlas más tarde. Consulte Uso de etiquetas de archivos.
- Organizar archivos en carpetas
Organice los archivos en carpetas. De la misma forma que los archivos, puede seguir a carpetas para recibir notificación cuando estas se actualicen.
Las carpetas pueden ser privadas, compartidas o públicas. Mantenga las carpetas privadas de forma que solo usted puede trabajar con ellas. Comparta carpetas con personas, grupos o comunidades y seleccione su nivel de acceso. Puede convertir a sus carpetas públicas para que todas las personas puedan verlas. Consulte Crear carpetas.
- Versiones
Cuando añade un archivo, este se convierte en la primera versión del archivo. Se generará una nueva versión si restaura un archivo desde una versión anterior, o si carga una nueva versión del archivo. Si tiene acceso para leer o editar un archivo, podrá ver sus versiones. Si es el propietario de un archivo, puede suprimir las versiones. Consulte Uso de una versión de archivo.
- Papelera
Mueva archivos a la papelera para eliminarlos. Los archivos de la papelera no se han suprimido aún de forma permanente de la vista de papelera. Para buscar archivos que se han movido a la vista de papelera, pulse Papelera en el panel de navegación. Otras personas no podrán ver ni enlazar archivos que están en su papelera. Consulte Eliminar archivos.
- Sincronización de archivos (Sincronizar)
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Añada archivos a la carpeta de sincronización para que puedan sincronizarse en su escritorio, lo que le permite trabajar con dichos archivos fuera de línea. La sincronización es una forma de compartir un archivo y mantenerlo sincronizado cuando hay varias personas que lo actualizan al mismo tiempo.
Mantenga los archivos locales sincronizados con los archivos del servidor. Si cambia una versión local de un archivo, los cambios se suben automáticamente al archivo correspondiente del servidor.
Por otro lado, si usted u otro usuario cambia la versión del servidor, los cambios se sincronizan en su archivo local.Nota: La sincronización de archivos depende de los plugins de escritorio instalados en su cliente.