Puede actualizar los valores de compartición para archivos y carpetas de biblioteca para controlar el modo en que otros usuarios acceder a ellos. Para ver el estado de compartición actual de un archivo o carpeta, pulse el separador Compartición en la página de resumen para el archivo o carpeta.
Antes de empezar
La funcionalidad de uso compartido sólo está disponible en despliegues que utilicen IBM® FileNet Collaboration Services
2.0 con IBM FileNet Content Manager 5.2.0. No está admitido en IBM Content Manager.
Acerca de esta tarea
De forma predeterminada, un archivo subido se comparte con personas que tienen acceso a la biblioteca o carpeta a la que se sube el archivo. Puede cambiar el acceso predeterminado para un archivo o carpeta compartiéndolo de forma explícita con otras personas.
Los propietarios de la comunidad tienen acceso de propietario a todos los archivos y este valor no se puede cambiar. Los miembros de la comunidad tienen al menos acceso de colaborador de forma predeterminada y pueden acceder y descargar archivos de biblioteca. No puede actualizar los valores de compartición para evitar que los miembros de la comunidad accedan a archivos específicos.
Los controles de compartición no están disponibles en la vista de biblioteca raíz. Para establecer los valores de compartición predeterminados de una biblioteca, debe editar el rol de los miembros de la comunidad en los valores de la biblioteca.
Para obtener más información, consulte Gestión de una biblioteca de comunidad.
Al enlazar con otra biblioteca de comunidad, puede ver los valores de compartición para archivos y carpetas de la biblioteca, pero no puede
compartir contenido de la biblioteca.
Procedimiento
Para actualizar los valores de compartición de un archivo o carpeta de la biblioteca, lleve a cabo los pasos siguientes.
- Abra la biblioteca que contiene el archivo o carpeta de los que quiera actualizar los valores.
- Lleve a cabo uno de los siguientes pasos:
- Para actualizar valores de compartición para:
Nota: Las opciones de compartición de la ventana Cambiar compartición están inactivas si los valores no se pueden cambiar para la entidad seleccionada. Además, no puede especificar el acceso de colaborador para archivos individuales en la ventana Cambiar compartición, este acceso pasa automáticamente a ser acceso de lector para archivos.
- Personas específicas. Asegúrese de que se seleccione un miembro de la lista Compartir con y, a continuación, especifique uno o más nombres en el campo de texto proporcionado.
La escritura por adelantado predice el nombre que se está escribiendo comparándolo con los nombres en el directorio de la compañía.
Cuando vea el nombre que desea, púlselo para seleccionarlo. Para las bibliotecas creadas utilizando el widget Biblioteca, el miembro se debe añadir a la comunidad primero para estar disponible en el recuadro de escritura anticipada.
Nota: Para los usuarios externos, la escritura anticipada predice los nombres con los que ya haya compartido
un archivo.
Nota: No puede añadir un usuario individual a un rol que sea inferior,
o el mismo rol que, un grupo especial en el que estén incluidos.
- Un grupo. Seleccione un grupo de la lista Compartir con y, a continuación especifique el nombre del grupo en el campo de texto proporcionado. La escritura por adelantado predice el nombre que se está escribiendo comparándolo con los grupos en el directorio de la compañía. Cuando vea el nombre que desea, púlselo para seleccionarlo. Para las bibliotecas creadas utilizando el widget Biblioteca, el grupo se debe añadir a la comunidad primero para estar disponible en el recuadro de escritura anticipada.
Nota: Todos los grupos especiales, como los grupos Propietarios de la comunidad, Miembros de la comunidad y Todo el mundo (público)
tienen al menos acceso de lector a cualquier archivo o carpeta. Los grupos especiales
no se pueden eliminar pero sí se puede eliminar su acceso de compartición.
El grupo Miembros de la comunidad está incluido en el grupo Todo el mundo (público), pero está siempre disponible para que pueda añadirlo o eliminar su rol.
Si el rol del grupo Miembros de la comunidad es inferior al grupo Todo el mundo
(público), se oculta en la interfaz de usuario, pero todavía puede
modificar su rol.
Cuando comparte un archivo de una biblioteca enlazada, no tiene la opción de compartirla con el grupo Miembros de la comunidad. Cuando se encuentre en una biblioteca enlazada, puede añadir y eliminar el acceso público
a un archivo o carpeta con el grupo Todo el mundo (público).
- Todos los miembros de la comunidad. Seleccione Miembros de la comunidad en la lista Compartir con, seleccione el nivel de acceso que desea que tengan los miembros, y pulse Añadir.
- Todo el mundo, incluyendo miembros que no sean de la comunidad. Seleccione Todo el mundo (público) en la lista Compartir con, asegúrese de que se muestre el nivel de acceso adecuado y pulse Añadir.
Nota: Ésta opción solo está disponible para las comunidades públicas. No está disponible en comunidades restringidas.
- Pulse Aceptar para guardar los cambios.
Qué hacer a continuación
Cuando haya cambiado los valores de compartición de un archivo y ya no se aplique el acceso a la carpeta
predeterminado, podrá eliminar usuarios y grupos individuales,
o eliminar grupos especiales del separador
Compartir.
También, si no, puede seleccionar para el archivo y eliminar los usuarios que utilicen las opciones disponibles de la ventana
Cambiar compartición.
Puede restablecer los valores de compartición para un archivo a los valores predeterminados abriendo la página de resumen del archivo, pulsando el separador Compartir y pulsando Restablecer la compartición de carpetas predeterminada.